УНИЧТОЖЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Согласно ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ», от 22 октября 2004 г., бухгалтерские документы должны хранится в архиве организации не менее пяти лет после отчётного периода. По истечению этого срока, организация в праве сама распоряжаться их дальнейшей участью. В случае, если необходимости в них нет, то целесообразно их ликвидировать, чтобы освободить место в архиве и не хранить ненужные бумаги.

Требования по хранению и уничтожению документов бух. учёта не позволяют просто выбросить их, в целях сохранения конфиденциальных данных. Именно поэтому существует процедура ликвидации документов, после которой они не поддаются восстановлению и, соответственно, не позволяют получить какие-либо данные.

Методы утилизации бухгалтерских документов

Для сохранения конфиденциальности при ликвидации документов используются 3 метода:

• Кипование. Все бумаги формируются в плотную кипу при помощи промышленного пресса. После этого они отправляются на переработку.
  
• Шредирование. Наиболее эффективный способ утилизации, который соответствует IV уровню секретности. При помощи промышленного шредера бумага измельчается методом перекрёстной резки и перемешивается, что гарантирует невозможность восстановления документов.
  
• Варка. Измельчённая бумага смешивается с реагентом и водой. В итоге получается однородная суспензия, которая также отправляется на переработку.
  

В зависимости от объёма документов и требуемого уровня секретности, Вы можете выбрать наиболее оптимальный вариант.

Документальное сопровождение

Процедура уничтожения документов бухгалтерского учёта с истёкшими сроками хранения выглядит следующим образом:

1. В первую очередь издаётся приказ о создании комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов и сроков их хранения.
2. После комиссией создаётся и утверждается акт и опись документов, подлежащих утилизации.
3. Документы передаются на уничтожение выбранным методом, который соответствует уровню секретности, после чего процедура фиксируется в акте об уничтожении.

Что включает в себе акт об уничтожении документов

По итогу ликвидации бухгалтерских документов выдаётся акт об их уничтожении. Он подтверждает, что процедура была проведена в рамках закона с соблюдением всех требований. В акте указывается на каком основании уничтожены документы (например, истечение срока хранения), их перечень, а также количество в единицах и килограммах.

Штрафы за неправильное хранение и уничтожение документов

В зависимости от типа и ущерба нарушения, руководитель компании может быть привлечён к административной, налоговой и уголовной ответственности.

• Административная ответственной наступает при нарушении правил хранения, потере и уничтожении документов раньше срока, что может незначительно исказить финансовые показатели фирмы.
  
• Налоговая накладывается за не предоставленные, испорченные или уничтоженные документы в ходе проверки без соответствующих актов.
  
• В случае, если при утере документов зафиксирована неуплата налогов, то фирме может быть выставлен штраф до 300 тыс. рублей. А также возможен арест должностного лица.
  

Уничтожение бухгалтерских документов законно и конфиденциально

Если перед Вами встала задача по утилизации документов, то мы готовы помочь Вам в этом. Наша компания предоставляет услуги по конфиденциальному уничтожению архивов. Мы гарантируем, что документы будут уничтожены согласно требованиям закона без возможности восстановления.